任务清单的作用

1.设置截止日期
截止日期不只是强加紧迫感,它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外,它也会刺激我们去行动。
1.加强紧迫感
2.确定任务的和项目的优先级
3.刺激去行动
设定截止日期是战胜拖延的关键。
2.清单不能太长
我说的太长的清单,是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续,包含许多日常的事务。
这些清单在许多方面都适得其反。第一,它们分散注意力。因为它们给出了太多选择,而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。
第二,它们是不现实的。太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情,因为它们实在是太多了。
第三,它们令人沮丧。如果你列出的清单几乎等于一份“今日无法完成的任务清单”,那么一次又一次这样的经历,可能会破坏你的动力。
第四,它们变相地鼓励你拖延。由于未能日复一日地完成你的待办事项,随着时间的推移,你将失去驱动力或推动力,慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。
3.为任务添加场景
大多数清单最大的劣势之一就是缺乏任务的背景。任务被写下来,但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用,你未做任何标示。
没有这样的背景信息,你自然很难知道哪些任务需要立即关注。事实上,你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。
如果你不知道需要多长时间才能完成这项任务、它有多重要,以及它如何与某个大目标相关联,你又怎么知道是否应该继续努力呢?如果你不知道是否需要获取某些资源来处理该任务,你又怎么能知道是否可以在某个特定时间去完成它呢?
你无法知道。
因此,没有提供任务场景的清单常常是无效的。它们总是弊大于利——它们不会促使你处理最重要的任务,而是会让你浪费时间在并不适合当前情况的任务上。假设你的清单包含“给我的会计师打电话”这样一项任务,而它并没有提供相关的优先级信息,那么你是需要今天打电话给会计师还是等到下周?同样,它也没有提供关于电话可能持续多长时间的信息。那么,你是需要几分钟的时间还是要聊上一个小时?另外,你是要询问会计师有关资产注销的潜在问题,还是想探讨建立壳公司的利弊?
在不知道其细节的情况下,我们难以决定是否处理待办事项,这就是问题的关键所在。
创建缺乏场景的任务清单,你最终会得到难以选择的选项。结果是什么呢?你的清单变成了对未解决和未完成事件的持续记录,而不是对你需要完成的事件的记录。
4.任务必须精准,不能宽泛
假设清单中的一项任务是“构建网站”。这一任务就被定义得过于宽泛了:建立一个网站涉及几个步骤,后面的步骤在其他步骤完成之前无法执行。你需要保留域名、查找Web主机、创建主机账户、将域名服务器指向主机服务器、安装Wordpress、安装主题、安装Wordpress插件……
换句话说,这个宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。
如果这个项目出现在我的清单上,那么因为没有列出各项任务,所以我会不知道如何开始,也就自然会倾向于拖延。在这种情况下,这个项目会一直待在我的清单中,而我的焦虑与日俱增,因为我在这件事上没有取得任何进展。
相反,被狭义定义的任务包含明确的起点和终点。例如,你知道任务“保留域名”何时完成,你也知道“查找Web主机”的任务应该怎么做。这些待办事项具有单一目标,并且你很容易知道是否已达到该目标。
当项目没有被分解为各个组成部分时,它会被打包、佯装成一项任务。因为待办事项未被详细说明,所以我们很难知道何时完成它。这是待办事项清单中常见的失败。
例如,一个打算写一本新小说的作者,如果将待办事项列为“开始写小说”就太模糊了。因为开始写小说涉及的任务太多而并未详细说明。相比起来,“编写第1章初稿”这样的任务会更有效。任务的具体和细化能鼓励你去行动,并且很容易让你知道项目何时被达成。
一名需要准备考试的大学生,将待学习的项目定义为“考试内容”就是非常不精确的。“完成第171~175页的全部练习题”这样的任务设定会更有效,因为它可以为学生提供一项具体的任务来完成。
一位希望改善部门工作流程的公司经理,将待办事项描述为“提高部门生产效率”就是模棱两可的。而“安排与团队负责人会面,讨论新的工作流程计划”会更有效,因为它提出了一个单一的目标,而且执行者也很容易知道何时达到了这个目标。
这些例子的关键点就在于,过于宽泛地定义任务,很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题,请检查它们是否可以被分解为较小的任务。
过于宽泛地定义任务,很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题,请检查它们是否可以被分解为较小的任务。

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